Алексей Шаталов

Этот вопрос мы слышим от клиентов постоянно. На одном из наших проектов выступали «Иванушки International» и «Дискотека Авария». И когда заказчик видит стоимость не только самого выступления, но ещё бытового и технического райдера, первая реакция часто одна: неужели всё это действительно столько стоит? Да, может стоить.

Ты можешь месяцами готовить мероприятие, переживать из-за сроков, подрядчиков, изменений, решать десятки проблем и постоянно держать в голове тысячу деталей. А потом наступает тот самый день. Несколько часов максимальной концентрации и напряжения, ради которых шла вся подготовка. И самое интересное начинается в конце.

У каждого ивент агентства своё ценообразование. Поэтому заказчики проводят тендеры, сравнивают предложения и выбирают подрядчика под свой бюджет. Мы стараемся придерживаться золотой середины между стоимостью и качеством. Но на рынке можно встретить предложения как в несколько раз дешевле, так и значительно дороже. Означает ли это, что агентства обманывают клиента? Не всегда.

В новом выпуске говорим об ивент индустрии вместе с ведущим специалистом, руководителем ивент-направления в событийном агентстве Secret Point Элеонорой Пархацкой.

После ковида онлайн мероприятия стали привычным и доступным инструментом. Для заказчика у такого формата есть очевидные преимущества: он проще в организации и в среднем может стоить в 3–4 раза дешевле классического офлайн события. Но есть важная разница. В онлайне мы можем провести конференцию, сессию или презентацию и решить конкретную информационную задачу. В офлайне вместе с этой задачей мы получаем ещё кое что важное — живое общение. Люди встречаются, знакомятся, обсуждают идеи, обмениваются контактами и эмоциями. Возникает тот самый нетворкинг, который сложно полноценно перенести в экран. Поэтому вопрос не в том, какой формат лучше. Онлайн и офлайн это два рабочих инструмента с разной стоимостью и разными возможностями. Главное понимать, какую задачу заказчик хочет решить своим мероприятием.

Иногда большая проблема на проекте начинается с одной маленькой детали. В нашем случае — с даты. Мы готовили большую конференцию на 200 человек из разных регионов. Изначально она должна была пройти в один день, но потом мероприятие перенесли на несколько месяцев вперёд. Всё заново согласовали с заказчиком, площадкой и подрядчиками. Наступает день проекта, начинается монтаж, и мы обнаруживаем, что часть изготовленного оформления осталась со старой датой. Переделать всё в день проекта было уже невозможно. Поэтому начали спасать то, что ещё можно было спасти. Срочно связались с несколькими типографиями, перепечатали необходимые элементы и уже на площадке вклеивали новые фрагменты на двусторонний скотч. Поэтому если мероприятие переносится, недостаточно просто поменять дату в календаре и предупредить площадку с подрядчиками. Нужно заново пройти весь проект целиком. Приглашения. Полиграфия. Баннеры. Навигация. Презентации. Элементы оформления. В индустрии событий каждая деталь действительно важна.

Когда много лет работаешь в ивент-индустрии, на события начинаешь смотреть иначе. Гостю может казаться, что всё происходит само собой: яркие эмоции, неожиданные моменты, эффектные выходы, музыка и свет точно в нужную секунду. Но за этой лёгкостью почти всегда стоит чёткий план. Каждый выход, смена света, ролик на экране, действие ведущего и артиста заранее продуманы, согласованы и отрепетированы. В хорошем ивенте мало случайного. Гость получает впечатление. А за ним — большая работа команды, которая остаётся за кадром.

Со стороны кажется, что в этот вечер просто объявляют лучших сотрудников, но обычно это не так.

Брендинг мероприятия не означает, что логотип компании должен быть везде. На фасаде, сцене, стойке регистрации, флажках, блокнотах, ручках, сувенирах… Иногда заказчику хочется забрендировать буквально каждую свободную поверхность. Но чем больше логотипов, тем сильнее бренд не становится. Наоборот, пространство легко перегрузить и превратить хорошую концепцию в набор одинаковых и не оригинальных носителей. Поэтому мы всегда обсуждаем с клиентом, где брендинг действительно нужен, а где лучше остановиться. Дьявол он в деталях. Иногда одна точная и необычная интеграция расскажет о характере бренда гораздо больше, чем футбольное поле, целиком залитое сплошными логотипами. Наша задача не просто показать бренд. Наша задача сделать так, чтобы его почувствовали.

Любой заказчик хочет увидеть идеальную картинку: красивое событие, эмоции гостей и самому получить удовольствие от того, что всё получилось именно так, как задумывалось. Но практически всё, что выглядит ярко, неожиданно и эмоционально на мероприятии или в трансляции, на самом деле совсем не случайность. Каждый проект заранее продуман и согласован. Выходы, музыка, свет, паузы, контент на экранах, ключевые моменты программы и даже те самые «вау» моменты, которые должны удивить гости. Хороший ивент должен создавать ощущение, что всё происходит легко и естественно. Хотя за этой лёгкостью всегда стоит чётко спланированный процесс.

Сейчас вокруг него происходит ситуация, которая для ивент-индустрии интересна не меньше самого концерта. Организаторы говорят, что мероприятие не отменено и подготовка продолжается. При этом «Газпром Арена», где заявлены концерты 10 и 11 октября, сообщает, что выступлений зарубежных артистов в её календаре нет. Кто в итоге окажется прав и увидим ли мы Канье в Петербурге, узнаем совсем скоро. Эта история хорошо показывает особенность ивент индустрии: даже мероприятие такого масштаба может столкнуться с изменениями и неопределённостью на любом этапе подготовки. Следим за развитием событий. Нам людям ивента особенно интересно, чем всё закончится 👀

Немного закулисья со съёмок нового выпуска 🎬 Пока в кадре серьёзно говорим об ивент-индустрии, на съёмочной площадке всё намного веселее 😄 Soon🎙️

Что остаётся за кадром больших событий? Разбираем ивенты на примере Чемпионата мира по футболу 2026 и говорим о том, как на самом деле устроена ивент-индустрия. Новый ролик уже на канале! Подписывайтесь, чтобы быть в центре событий!

Уверен, что мой ответ многих не удивит.

Профессионализм в нашей работе звучит как спокойный голос в момент паники.

В нашей команде есть интересный ритуал. Наша команда готова к любым ситуациям!

Мы внутри нашей организации сформировали ориентир, которым пользуемся при составлении сметы для клиентов.

Рано или поздно, опыт показывает, что стресс и паника больше не управляют тобой.

Чем серьёзнее проблема на мероприятии, тем спокойнее ивент-менеджер. Сорвалась поставка? Задерживается монтаж? Клиент решил всё поменять за час до начала? Неприятно. Но не смертельно! Наверное, поэтому про ивентщиков столько шуток. Если у самолёта отвалится колесо, менеджер уточнит только одно: «Во сколько планируем посадку, у меня тайминг?» С опытом приходит понимание: почти любую проблему можно решить. А значит, паника — это просто лишняя трата времени.